Work Order

Pengertian Work Order

Work order artinya perintah kerja. Dalam pengertian umum, work order merupakan dokumen tertulis tentang perintah suatu pekerjaan dalam lingkup internal atau eksternal perusahaan kepada pelaksana yang ditugaskan. Work order juga bisa digunakan untuk melaporkan pekerjaan yang sudah atau yang belum selesai dikerjakan.

Secara lebih khusus terutama dalam perusahaan manufaktur, Work Order adalah dokumen yang mendukung penanganan inspeksi untuk pembekalan material, suku cadang, dan kebutuhan layanan. Melalui work order, semua informasi data kebutuhan dan harga bahan terkait perjanjian dengan vendor bisa terpenuhi. Bisa dikatakan, work order menjadi alat komunikasi antara bagian pemeliharaan perusahaan dengan vendor penerima kerja yang diberikan sebelum pekerjaan efektif dilakukan.

Tujuan Work Order

Work Order dibuat untuk membantu perencanaan serta penjadwalan suatu pekerjaan. Work Order berisikan informasi tentang batasan pekerjaan yang harus dilakukan yang menyangkut tentang objek teknis berupa lokasi, operasi, jadwal mulai, jadwal selesai, dan durasi. Selain itu juga untuk menginformasikan tentang sumber daya yang dipakai seperti jumlah tenaga kerja, bahan, mesin, dan jasa. Pada intinya, pembuatan dan penerbitan work order ini akan menjadi awal terlaksananya semua kegiatan yang berkaitan dengan suatu pekerjaan.

Dari segi pemeliharaan, keberadaan work order bertujuan untuk memberi informasi mengenai biaya. Biaya-biaya yang dimaksud berkaitan dengan pelaksanaan pemeliharaan, durasi pekerjaan, historic trouble, dan mekanik. Work Order sendiri bisa berbentuk surat cetak maupun elektronik. Keduanya punya tujuan yang sama. Namun seiring perkembangan teknologi, sekarang work order juga bisa dikerjakan dalam bentuk aplikasi.Hal ini tentu bertujuan untuk mengefektifkan pekerjaan baik dari sisi pemberi kerja atau penerima kerja.

Work Order dalam Perusahaan Manufaktur

Work Order merupakan bagian dari aktivitas manufaktur (pabrikasi). Sebelum membahas lebih jauh tentang work order ini, ada baiknya mengetahui juga urutan aktivitas manufaktur yang dimaksud:

Menentukan Harga Standar Barang
Menentukan Biaya Standar Produksi
Membuat Formulir Produk
Membuat Work Order
Membuat Pengeluaran Bahan Baku (Material Release)
Membuat Produk dan Bahan Baku Keluaran
Membukukan Biaya Konversi
Melakukan Period End (Proses Akhir Periode)

Berdasarkan urutan aktivitas manufaktur di atas, dapat dilihat bahwa work order dibuat setelah diketahuinya harga standar barang dan biaya standar produksi. Hal tersebut sangat jelas lantaran work order adalah perintah kerja setelah semua penghitungan biaya ditentukan.

Dalam perusahaan manufaktur, Work Order dibuat oleh bagian perencanaan produksi. Perintah kerja ini dimungkinkan untuk dibuat lebih dari satu produk atau bisa pula merupakan proses dari permintaan sales order (pesanan penjualan). Agar lebih dalam memahami work order, berikut elemen-elemen yang ada pada formulir work order.

Bagian Informasi Kerja

Pada bagian atas atau header berisi informasi umum pekerjaan, yaitu Work Order Number, Start Date, Expected Date, Person in Charge, Department, dan Description.

WO No. : Nomor urut formulir Work Order .

Start Date : Tanggal mulai produksi.

Expected Date : Tanggal perkiraan selesainya proses produksi.

Person in Charge : Orang yang bertanggung jawab atas proses produksi.

Department : Departemen yang bertanggung jawab atas proses produksi.

Description : Deskripsi atau penjelasan singkat tentang Work Order yang dibuat.

Bagian Detail

Pada bagian detail tertera beberapa hal utama, yaitu description, item number, quantity, unit, total cost, SO Number, Finished, dan Closed.

Description : Deskripsi dari bill of material atau formula produk yang akan diproduksi.

Item No. : Nomor kode barang atau produk yang akan diproduksi. Nomor ini sendiri berasal dari nomor produk yang ada pada formulir Formula Produk.

Quantity : Kuantitas atau jumlah produk yang akan diproduksi.

Unit : Nilai satuan dari produk yang harus diproduksi.

Total Cost : Total biaya dari produk.

SO. No. : Nomor Sales Order atau Pesanan Penjualan. Nomor ini hanya berlaku jika perintah kerja berdasarkan pesanan penjualan.

Finished : Persentase penyelesaian produk yang sudah diproduksi.

Closed : Status produk. Apabila sudah dibuatkan Work Order seluruhnya, maka statusnya menjadi Closed atau di ceklis.

Contoh Sederhana Formulir Work Order

Berikut adalah contoh sederhana dari formulir work order:

WORK ORDER REQUEST FORM

PT. ABC PRODUCT DEPARTMENT

FAX NO. 021-611-9917

Nama Pemberi Kerja: _______________________ Tanggal: __________________

Departemen: _______________________________ Telephone: ________________

Lokasi: ________________________________ Penting: Ya_____ Tidak_____

Ruang : ______________

Deskripsi Permintaan Work Order :

Deskripsi Work Order dan Bahan yang Digunakan:

Diselesaikan Oleh: _____________________Tanggal:__________________________

Tanggal Mulai: _______________________Tanggal Selesai: ___________________

Departemen Produksi PT.ABC menerima dan memproses permintaan work order setiap hari. Tujuan keseluruhan kami adalah untuk menjadwalkan dan menyelesaikan layanan ini tepat waktu. Untuk menyempurnakan tujuan kami, setiap departemen harus mengisi formulir work order dan kembali ke kantor produksi.

Terima kasih sebelumnya atas kerja sama Anda.